Privatlivs- og cookiepolitik

§1 Dataansvarlig

Hexi Group ApS er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Har du spørgsmål til denne politik eller til vores behandling af dine oplysninger, er du velkommen til at kontakte os på ovenstående.

§2 Hvilke personoplysninger vi behandler

Afhængigt af din brug behandler vi følgende kategorier af oplysninger:

• Kontooplysninger: navn, e-mail, adgangskode (krypteret), land og — for erhvervskunder — virksomhedsnavn og CVR.
• Bestillings- og betalingsoplysninger: hvilke tjenester du har købt, fakturaer, betalingshistorik og nødvendige betalingsoplysninger (selve kortdata håndteres af vores betalingsudbyder, ikke af os).
• Supportoplysninger: indhold af dine henvendelser til support (e-mail, tickets, chat).
• Tekniske oplysninger og logs: IP-adresse, tidspunkter, enheds- og browseroplysninger samt aktivitets- og driftslogs, der genereres ved brug af vores hjemmeside, portal og tjenester.
• Cookie-oplysninger: se afsnit 10.

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger og beder dig om ikke at sende sådanne til os unødigt.

§3 Formål og retsgrundlag

Vi behandler dine oplysninger til følgende formål og på følgende retsgrundlag efter databeskyttelsesforordningen (GDPR):

• Levering og administration af tjenester (oprettelse, drift, konto, support) — opfyldelse af aftalen med dig (art. 6, stk. 1, litra b).
• Fakturering og bogføring — opfyldelse af aftale (litra b) samt retlig forpligtelse efter bl.a. bogføringsloven (litra c).
• Drift, sikkerhed og forebyggelse af misbrug og svig (logs, overvågning, fejlfinding) — vores legitime interesse i sikker og stabil drift (litra f).
• Forbedring af vores tjenester — legitim interesse (litra f).
• Markedsføring, hvor det kræver samtykke (fx nyhedsbreve) — samtykke (litra a), som du til enhver tid kan trække tilbage.
• Statistik- og marketingcookies — samtykke (litra a), jf. afsnit 10.

§4 Når vi behandler data på dine vegne (databehandler)

For de data, du selv lagrer eller behandler via vores tjenester (fx indhold på din VPS eller spilserver, eller e-mail der filtreres gennem vores spamfilter), er du dataansvarlig, og vi er databehandler. Denne behandling reguleres af en særskilt databehandleraftale mellem dig og os. For at få en individuel databehandleraftale skal du henvende dig til vores support (se "Dataansvarlig" øverst).

Denne politik dækker den behandling, hvor Hexi Group ApS selv er dataansvarlig.

§5 Modtagere og databehandlere

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt. Modtagere kan omfatte:

• Betalingsudbyder — Stripe: Betalinger gennemføres via Stripe, og dine kortoplysninger indtastes og håndteres direkte af Stripe — vi opbevarer ikke dine fulde kortdata. Stripe behandler bl.a. navn, e-mail, betalings-/kortoplysninger, IP-adresse og enhedsoplysninger for at gennemføre betalinger, forebygge svig og overholde lovkrav. Stripe optræder dels som vores databehandler, dels som selvstændig dataansvarlig for visse formål. Den aftaleindgående enhed i EU er Stripe Payments Europe, Limited (Irland). Se mere i Stripes privatlivspolitik: https://stripe.com/privacy.
• Infrastruktur/datacenter — Hetzner: En eller flere af vores noder, herunder en af vores spamfilter-noder, hostes hos Hetzner Online GmbH, en tysk udbyder. Hetzners egne datacentre ligger i Tyskland (Nürnberg, Falkenstein) og Finland (Helsinki) inden for EU/EØS.
• Regnskabssystem — Multiregnskab: Vi anvender Multiregnskab (dansk leverandør) til bogføring og fakturering. Her behandles bl.a. navn, adresse, virksomhedsoplysninger og fakturadata inden for EU/EØS.
• Øvrig infrastruktur og systemer: Vores øvrige noder og systemer (herunder portal og e-mail) drives af os selv på egen infrastruktur i Danmark. Ud over de ovennævnte anvender vi ikke yderligere eksterne databehandlere.

Disse fungerer som vores databehandlere og behandler kun oplysninger efter vores instruks og på grundlag af databehandleraftaler. Vi sælger ikke dine personoplysninger.

Vi kan desuden videregive oplysninger, hvis vi er retligt forpligtet hertil, eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

§6 Overførsel til tredjelande

Vi tilstræber at behandle data inden for EU/EØS. Hvis en databehandler behandler oplysninger uden for EU/EØS, sker overførslen kun på et gyldigt overførselsgrundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller en tilstrækkelighedsafgørelse.

Vores betalingsudbyder Stripe kan overføre personoplysninger til Stripe, LLC i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-U.S. Data Privacy Framework, som Stripe er selvcertificeret under, suppleret af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC). Bemærk, at Stripe ikke tilbyder EU-dataresidens, og at betalingsdata derfor kan behandles globalt, herunder i USA.

§7 Opbevaring

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til formålet:

• Bogførings- og fakturamateriale: opbevares i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven.
• Kontooplysninger: opbevares, så længe du har et aktivt kundeforhold, og slettes eller anonymiseres herefter inden for 14 dage.
• Logs og tekniske oplysninger: opbevares i 12 måneder af hensyn til drift og sikkerhed.
• Supporthenvendelser: opbevares i 12 måneder eller indtil kundeforholdet ophører.

§8 Dine rettigheder

Efter GDPR har du som udgangspunkt ret til:

• at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig;
• at få urigtige oplysninger berigtiget;
• at få oplysninger slettet ("retten til at blive glemt") i visse tilfælde;
• at få behandlingen begrænset;
• at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse;
• dataportabilitet (at modtage dine oplysninger i et struktureret, maskinlæsbart format);
• at trække et samtykke tilbage til enhver tid, uden at det påvirker lovligheden af behandlingen før tilbagetrækningen.

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os (se "Dataansvarlig" øverst). Vi svarer hurtigst muligt og senest inden for de frister, GDPR fastsætter. Nogle oplysninger kan vi være forpligtede til at beholde, fx af bogførings- eller sikkerhedsmæssige grunde.

§9 Sikkerhed

Vi beskytter dine oplysninger med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Adgangskoder opbevares krypteret, dataoverførsel sker via kryptering (TLS/SSL), og adgang til systemer begrænses til autoriserede personer med sikker godkendelse. Vi bruger to-faktor og har faste backuprutiner.

§10 Mindreårige

Vores tjenester er ikke rettet mod børn. Er du under 18 år, må du kun bruge tjenesterne og afgive oplysninger med samtykke fra en forælder eller værge.

§11 Cookies (cookiepolitik)

10.1 Hvad er cookies?

Cookies er små tekstfiler, der gemmes på din enhed, når du besøger et websted. De bruges bl.a. til at få hjemmesiden til at fungere, huske dine valg og — hvis du samtykker — til statistik og markedsføring. Ud over cookies kan lignende teknologier (fx local storage) anvendes; de behandles på samme måde i denne politik.

10.2 Typer af cookies vi bruger

• Nødvendige cookies: kræves for, at hjemmesiden og portalen fungerer, fx login-session og sikkerhed. Disse sættes uden samtykke, da de er strengt nødvendige.
• Funktionelle cookies: husker dine præferencer (fx sprog og farvetema).

10.3 Oversigt over cookies

Vi anvender i dag følgende cookies:

Vi anvender ikke statistik- eller marketingcookies, og hjemmesiden henter ingen ressourcer fra tredjeparter – skrifttyper er hostet lokalt. Skulle det ændre sig, opdateres oversigten her, og du vil blive bedt om samtykke.

10.4 Samtykke og tilbagetrækning

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagetrække dit samtykke via "Cookieindstillinger" i footeren. Da vi i dag kun anvender nødvendige cookies, er der ikke noget samtykke at tilbagekalde. Du kan desuden slette og blokere cookies i din browsers indstillinger; bemærk, at hjemmesiden så måske ikke fungerer optimalt.

§12 Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne politik løbende. Den gældende version findes altid på vores hjemmeside med angivelse af dato for seneste opdatering. Ved væsentlige ændringer kan vi orientere dig særskilt.

§13 Kontakt og klage

Har du spørgsmål eller vil udøve dine rettigheder, kan du kontakte os (se "Dataansvarlig" øverst). Vi svarer hurtigst muligt og senest inden for de frister, GDPR fastsætter.

Er du utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til: